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部门概况

Sector Overview

学院办公室工作职责

(2016年3月更新)

一、基本要求
    1、树立“办公室工作无小事”观念,强化“细节决定成败”的理念;牢记自己肩负的责任,以高度的责任感和强烈的事业心完成好领导交办的每一项工作。

2、无论是接听一个电话、起草一份文稿、办理一件事情、还是提出一项建议、回复一个问题,都要以精益求精的态度去对待。

3、切记粗制滥造,敷衍塞责,简单交差了事,杜绝办事拖拉,互相推诿扯皮。

4、要严格按照“八个”不让,做好每一项工作。即:不让领导分配的事讲两次;不让领导布置的事在自己身上耽误;不让领导的批件在自己手里延迟;不让正在办理的文件在自己手上积压;尽量不让差错在自己身上发生;不让来办事的人员跑冤枉路;不让到办公室办事的人受到冷落;不让学院的形象因自己而受到影响。

5、在工作中必须坚持原则,不能随心所欲,拿不准的事情先请示后施行;

6、领导安排的工作,要求当天完成的,必须按时完成。如在办事过程中因对方的原因不能按时完成的,必须如实说明情况。

7、本职工作要尽职尽责,每一阶段的工作要主动去想该做什么、怎样去做,在工作中有建议和意见可以向主任提出,如有不便可直接向院领导反映。

8、提倡“团结协作、分工合作”的工作氛围,办公室工作性质特殊,临时出现的事情,临时安排,工作中无特殊情况必须服从安排。

二、工作职责

1、文书管理。负责组织起草学院党政工作计划、总结、院长办公会议纪要、党委会议纪要及其他综合性文件材料;负责学院党政公文的核稿、登记、缮印、用印、分发、归档工作。

2、机要保密。负责各级党政主管部门文件、机要文件及其他来文来函的签收、登记、分办、传阅与处理工作,负责上级网络办公信息的处理,负责学院OA办公系统各类学院文件的处理。

3、印信管理。负责管理学院公章、党委公章及法定代表人的印章,刻制启用学院各类印章(含电子印章),开具学院介绍信及有关证明。

4、档案管理。负责学院工作档案的收集、整理、鉴定、保管、利用、统计与处理工作,加强电子档案管理,负责学院综合档案室的建设和电子档案管理。

5、信息管理。负责学院综合统计工作,调查研究,编发工作《简报》等信息资料,编印学院大事记或《年鉴》,管理党委和学院办公室网页。

6、督办协调。负责学院文件、会议决定及学院领导批示的分办、承办、督办事项。负责机关的上下班考勤工作。

7、联络接待。负责学院领导出差的接送以及对外联络、来宾接待工作,协调各部门做好各类检查、评估、考核的接待工作。

8、会议管理。负责全院综合性党政会议、活动的通知、组织、协调工作,管理行政楼会议室。

9、机关建设。负责机关办公用房钥匙的管理,做好院领导办公室的办公服务工作;拟订办公用品配置计划,采购和发放办公用品,协调办公用品的维修,联系电信处理有关事项。协助做好学院办公自动化系统建设。

10、值班管理。负责安排检查全院院务值班、节假日值班、上报值班信息,做好值班督查。

11、车辆管理。管理学院公务车辆,负责安排协调院领导及部门工作用车,及时安排学院公务车辆的年检、维修和保养工作,保障行车安全。

12、收发管理。负责外来邮件签收和分发、学院报刊杂志征订工作。

13、信访处理。接待来信、来访等。处理学生申述及教职工投诉等事项的处理。

14、应急处理。及时参与处理学院突发事件,协调相关部门、单位做好应急处置工作,及时完成学院领导交办的工作。

三、机构设置及岗位职责

学院办公室副主任(主持工作)岗位职责

一、全面主持学院办公室日常管理工作,统筹安排办公室各项工作。

二、协助院领导工作,当好院领导的助手和参谋。

三、根据学院制度规定和工作需要,协助院领导组织安排院长办公会议、院务会议、党委会、党政联席会和全院性会议。

四、组织起草学院发展规划、党政工作计划、工作总结等综合性文稿,审核、印发以学院名义和学院党委名义印发的各类党政公文。

五、呈办上级来文及学院公文的批办、催办等。

六、协助院领导组织安排全院性重要活动,协调各部门之间的工作。

七、负责院内外来信来访等事务,负责组织、协调接待、对外联络和交流工作。

八、负责机要保密、档案管理、印章使用、登记和保管、信息统计等工作。

九、负责安排协调院领导及部门公务用车。

十、完成领导交办的其他工作。

党务秘书A岗位职责

一、认真学习贯彻党的基本路线和各项方针政策,做到党性强,作风正,工作认真负责,具有较强的事业心和政治责任感。坚决执行上级党组织的有关决议,落实执行学院党委的各项决定。

二、负责起草学院党委文件、工作计划、报告、总结、决议和通知等文件。

三、负责学院党建工作的信息上报和校园网“党建之窗”、办公室网页的信息发布。

四、负责落实学院党委党员发展工作的安排,包括举办入党积极分子培训班,审查发展新党员和预备党员转正的有关材料,兼任组织员,把好党员发展的预审关。

五、负责学院党委安排的各种会议、学习活动的组织工作,做好会议记录与会务工作。

六、协助党委领导及时了解各基层党组织的工作情况,督促落实各级党组织布置的工作任务,做好综合、汇总、考核等工作。

七、负责党员、干部资料的统计、上报与管理工作, 负责党员管理系统数据库的填报与维护工作。

八、负责学院党委党费收缴和党建经费管理工作。

九、负责党员组织关系的接转工作。

十、完成学院领导及部门负责人交办的其他工作;协助办公室同事做好临时性工作。

党务秘书B岗位职责

一、在学院党委领导下做好各项党建工作,督促各党支部贯彻落实好学院和上级党委的方针和政策。

二、根据党委的中心工作任务,了解学院党支部有关动态,做好会议记录,整理会议纪要,及时、准确地向党委领导提供各种信息和建议。

三、负责党建、学生工作各种重要会议和有关活动的准备工作,积极组织协调,保证会议和有关活动顺利进行。

四、负责院党委、党校及党委书记签字章等印章管理工作。

五、按要求做好党委文件的收发、登记、批阅、传阅、立卷、归档工作。

六、负责全院重要信息的收集、综合分析和上报工作,做好各类统计报表、财务报账信息的填写、上报和费用发放等财务报账工作。

七、负责审核、上报党员预审、审批以及预备党员转正等各项材料,做好党员档案的归档和管理工作。

八、协助党务秘书A做好学院党建和思想政治工作。

九、完成学院领导及部门负责人安排的其他工作;协助办公室同事做好临时性工作。

机要秘书岗位职责

一、关注国内外高等教育发展动态,及时为领导提供相关信息和研究资料,定期编印信息简报。

二、起草学院工作计划、工作总结、工作汇报等综合性重要文件,起草领导重要讲话。

三、按照要求通知和参加有关会议,做好会议记录和材料整理工作。

四、负责学院规章制度及文件汇编工作,及时搜集、整理学院信息,负责编写学院大事记。

五、负责办理外来文件、信函的签收、登记、批办、催办、整理、归档等工作。

六、负责院领导的文件传阅,处理院领导签批的文件、函电,负责上级文件的领取及学院上报文件的报送。

七、负责学院会议室的协调、管理,协助做好会议保障、服务工作。

八、完成学院领导及部门负责人交代的其他工作;协助办公室同事做好临时性工作。

行政秘书岗位职责

一、负责院领导办公室、学院办公室固定资产管理和办公用品的采购、发放。

二、负责办公室内务工作和考勤工作。安排行政值班和节假日值班,督促值班人员坚守到最后一名院领导下班。

三、负责全院性会议及学院大型活动的安排布置和考勤工作,做好学院大型活动和会议服务工作。

四、负责上级领导、兄弟院校领导以及其他外来单位的接待工作。负责接待处理日常的来访和来信工作。

五、负责承接、转发各单位、各部门报送党政领导处理的文件、报告。

六、做好全院办公用品补充以及办公设施、电话、网络的报修工作,做好固定资产管理员的工作。

七、协助院领导及办公室负责人处理日常事务。

八、完成学院领导及部门负责人交代的其他工作;协助办公室同事做好临时性工作。

档案秘书岗位职责

一、认真贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和法规,并结合学院档案工作实际,做好学院档案室建设,制定档案工作方面的规章制度。

二、集中统一管理学院文书、教学、科研、财会、基建、设备、外事等档案,保证档案的保密、安全、卫生、防潮、防虫。

三、负责管理学院公章、党委公章及法定代表人的印章,刻制启用学院各类印章(含电子印章),做好印章使用登记。

四、协助办公室负责人做好公文起草工作,规范公文印发流程;负责对全院文书处理部门进行业务指导,督促文件材料归档,组织立卷质量检查评比工作。

五、严格执行保密制度,不得泄露保密材料及文件内容;按制度规定保质、保量、按时完成各种打印任务,并履行登记手续。

六、注意节约纸张及其他文印用品,爱护打印设备,并按规定维修保养,保证设备完好。

七、努力学习文印业务,不断提高打印技术,对不符合要求的文稿提出修正意见;保持室内整洁,创造良好的工作环境。

八、负责学院大事记、沿革史拟制工作。

九、完成院领导级部门负责人交办的其他工作;协助办公室同事做好临时性工作。

收发员工作职责

一、负责学院报刊、信件、公文的分检、发放;

二、负责学院师生员工个人的信件、汇款单、挂号信件的接收、登记、签发;

三、负责学院对外信件的邮寄业务;

四、负责学院报刊征订以及学院领导报刊、信函的投递、发放;

五、对公信函邮寄的费用核算和报销;

六、完成院领导及部门负责人交办的其他工作;协助办公室同事做好临时性工作。

驾驶员工作职责

一、负责学院领导和教职员工因公用车的驾驶工作;

二、负责完成突发性出车任务,要做到安全、准时;

三、负责学院车辆的日常维修、保养工作,负责办理车辆年检、保险、缴纳税费等工作;

四、负责全院汽车油卡的办理、充值和管理;

五、协助做好对外接待工作;

六、坚守岗位,确保有事能及时出车;节假日无出车任务时,将车辆停放指定位置;

七、完成院领导及部门负责人交办的其他工作;协助办公室同事做好临时性工作。