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院办带你学“办会”(三)——会议服务流程

 





 

会前 

会前准备

(1)根据会议的要求,摆好会议的台型。

(2)会场指示牌:在会场较远处明显的位置摆放会议的指示牌,在会场门口附近显眼位置摆放会议指示牌。

(3)主席台:布置鲜花或其他装饰物, 各位置根据要求可以摆放人名卡,在主席台上方或根据客人要求在合适的位置布置会议主题。

(4)登记台:会场门口或大堂摆放签到台并有指示牌 签到薄 方便参会人员签到。 

(5)休息安排:熟悉本次会议的休息时间表 可以提前与参会人员沟通,安排合适的休息区域,并准备茶歇。

(6)服务人员配备:人员安排到位,告知其负责的区域和服务内容,让其准备好所需的东西,适时提供服务。

(7)会场清洁:会场布置结束后清理好会场卫生,等待会议开始。

(8)礼仪演习彩排:如果会议当中需要专门的礼仪协助服务则需对专人进行培训,保证服务质量。

会前检查

会议开始前,根据会议内容列项检查:如设备设施、会议物品,人员准备情况等。

 

会中


 

引领 

准备指示牌、引领员,引导参会人员到指定会议区域,专人引领重要嘉宾到位 。

会中服务

(1)参会人员就位后斟倒茶水或矿泉水 。

(2)会场秩序维持服务:不要让与会无关的人员进入会场 保持会场周围的安静,不要有噪音或异味影响会议进行。

(3)加水、清洁服务:会议进行当中适时的为客人添加饮品,清理桌面垃圾。

(4)委托代办服务:帮助参会人员打印文件、递送物品等。

(5)应急情况处理:对会议服务人员进行培训,如遇到紧急情况,妥善处理。(如火灾疏散:禁坐电, 指引客人迅速从安全通道撤离;失窃:做好当事人询问笔录、相关人询问笔录;停电、溢水:安抚客人,迅速找相关人员解决;如遇到病人疾病突发:迅速拨打急救中心电话,并可以找相关人员 在现场展开急症救护等)

会中茶歇休息

会议进行中可能会有短暂的休息时间,要提前沟通熟悉什么时候开始,提前十分钟准备好茶歇的食品、饮品等,待茶歇结束后及时清理台面卫生,保证会场清洁。

 

会后

 (1)会议结束时:如遇到参会人员合影留念,迅速为客人摆好位子,协助参会人员完成合影。

(2)道别:与参会人员热情道别并提醒带好随身物品。

(3)宾客全部离开会场后:会议服务人员要检查会场有无客人遗忘的物品。如发现宾客的遗留物品及时联系,尽快转交失主并做好记录。

(4)撤会议物品:撤离桌椅、茶具等。

(5)清洁会场。

(6)关闭电器设备。

(7)检查清理情况。

(8)服务人员撤出,锁闭会议厅。

(9)根据本次会议的服务情况进行总结。


注意事项

(1)服务人员上岗前要认真整理着装:仪容仪表端庄、整洁、精神饱满;提前到达会场。

(2)会场内卫生整洁:会场所需物品摆放整齐、美观。

(3)迎宾站立时保持正确站姿:真诚微笑,来宾到达时要热情迎候,依次接待。

(4)给来宾提供服务:要主动、热情、耐心、周到,回答问题要得体、明确。

(5)给来宾引位:要及时,入座后1分钟内需倒上茶水。

(6)添茶:会议进行中,每隔15——20分钟,及时增添茶水。

(7)会议进行中,服务人员应站在合适的位置,悉心观察会场状况。

(8)道别时,要及时提醒客人拿好物品。

(9)会后清理工作要及时、仔细。


 

- END-

 

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