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办事指南

Law Guide

文秘学堂—公文写作之常见公文文种及写作格式

公务文书(简称公文),是机关公务文书的简称。有时也称文书、文件。它是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力的和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。文种是公文种类的简称,是公文标题三要素中不可缺少的要素之一。如通知、报告、请示都各是一个文种。不同的文种具有不同的性质和用途,下面就常见的13个文种做以下阐述。

(一)命令(令):适用于依照有关法律公布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员。 
    根据“命令(令)” 定义的内容,可分为公布行政法规的命令、公布行政规章的命令、宣布施行重大强制性行政措施的命令、有关单位的嘉奖令、有关人员的嘉奖令等5类,行文至少就应写成5种公文体式。公布行政法规,由于行政法规包括:条例、规定、办法、细则等文种,那么,公布行政法规命令,也应包括公布条例、规定、办法、细则等4种体式的命令来行文。可见,命令(令)可分为 9种公文体式来行文。 
    根据《中华人民共和国宪法》的规定,只有中华人民共和国主席、国务院总理、国务院各部部长、各委员会主任以及县以上各级地方人民政府才可以依据法律规定的权限发布命令,其他任何单位和个人均不得发布命令。 
    公布行政规章命令。行政规章是指国务院各部、委和省、自治区、直辖市以及省、自治区人民政府所在地的市和国务院批准的较大的市的人民政府为了管理国家行政事务所制定的法律规范性文件。行政规章除规定、办法兼用作规章文种外,其他规章文种有章程、细则、制度、规则、规程、守则、准则等文种。那么,公布行政规章的命令,也应包括公布规定、办法、章程、细则、制度、规则、准则、通则等8个文种对命令体式来行文。
    (二)决定:适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 
    根据“决定”定义的内容,可分为重要事项的决定、重大行动做出安排的决定、奖励的决定、惩治的决定、变更下级机关的决定、撤销下级机关不适当的决定事项的决定等6类来行文。

(三)公告:适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 
    根据"公告"定义的内容,可分为宣布重要事项的公告、宣布法定事项的公告两类行文。    

(四)通告:适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。 
    根据"通告"定义的内容,可分为公布社会各有关方面应当的遵守的事项的通告、公布社会各有关方面应当周知的事项的通告等两类行文。

(五)通知:适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。 
    根据"通知"定义的内容,可分为批转下级机关公文的通知、转发上级机关公文的通知、转发不相隶属机关的公文的通知、传达要求下级机关办理事项的通知、需要有关单位周知的事项通知、需要有关单位执行的事项通知、任职通知、免职通知等八类来行文。

(六)通报:适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。 
    根据"通报"定义的内容,可分为表彰先进的通报、批评错误的通报、传达重要精神的通报、传达重要情况的通报等四类来行文。

(七)议案:适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。 
    根据"通报"定义的内容,可分为向同级人民代表大会提请审议事项的议案、向人民代表大会常务委员会提请审议事项的议案等两类来行文。

(八)报告:适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。 
    根据"报告"定义的内容,可分为汇报工作的报告、反映情况的报告、答复上级机关的询问的报告等三种类型来行文。

(九)请示:适用于向上级机关请求指示、批准。 
    根据"请示"定义的内容,可分为请求指示的请示、请求批准的请示等两种类型来行文。

(十)批复:适用于答复下级机关的请示事项。 
    根据"批复"定义的内容,可分为答复下级机关的请示事项的批复等1种类型来行文。

(十一)意见:适用于对重要问题提出见解和处理办法。 
    根据"意见"定义的内容,可分为对重要问题提出见解的意见、对重要问题提出处理办法的意见等两种类型来行文。

(十二)函:适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。 
    根据"函"定义的内容,可分为商洽工作的函、询问的函、答复问题的函、请求批准的函、答复审批事项的函等五种类型来行文。

(十三)会议纪要:适用于记载、传达会议情况和议定事项。 
    根据"会议纪要"定义的内容,可分为用于记载会议情况的会议纪要、用于传达会议情况的会议纪要、用于议定事项会议纪要等三种类型来行文。                       二、常见公文写作格式
 (一)通知:通知是下行文,要求下级机关办理、执行或服从安排的文种。通知讲究时效性,是告知立即办理、执行或周知的事项。
一、标题:制发机关+事由+通知。
二、正文:㈠通知前言:即制发通知的理由、目的、依据。例如“为了解决×××的问题,经×××批准,现将×××,具体规定通知如下。㈡通知主体:写出通知事项,分条列项,条目分明。
三、结尾:三种写法:㈠意尽言止,不单写结束语。
                    ㈡在前言和主体之间,如未用“特作如下通知”作为过渡

语,结尾可用“特此通知”结尾。
                    ㈢再次明确主题的段落描写。

范例:指示性通知

                 北京积水潭医院关于××××××的通知
各科室:
    ××××××××××××××××××××××××××××××××
××××××××××××××××××××××××××××。
                                 北京积水潭医院                          

二○○五年三月十日


      会议性通知
                 关于×××××××××××××××会议的通知
各职能处室:
    定于×月×日召开××××会。现将有关事宜通知如下:
会议议题××××××××××××××××××××××××××××。
参加人员××××××××××××××××××××××××××××。
会议时间×月×——×日(会期×××,×××××报到。)
会议地点××××××××××××××××××××××××××××。
有关事宜(一)××××××××××××××××××××××××××××。
       (二)××××××××××××××××××××××××××××。
       (三)×××××××××××。
联系人:×××,电话:××××××××,传真:××××××××。
                                       北京积水潭医院

                                       ××××年×月×日
(二、)报告:报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关询问时用的陈述性公文。
      一、标题:制发机关+事由+报告;报告前可加“紧急”。 
      二、正文:㈠事由:直陈其事,把情况及前因、后果写清楚。㈡事项:  写

工作步骤、措施、效果。也可以写工作的意见、建议或应注意的问题。
      三、结尾:可写“特此报告”、“专此报告”,后面不用任何标点符号,或“以

上报告如无不妥,请批转各地、各部门执行”,或“以上报告,请指示”

等语。注意事项:概述事实,重点突出,中心明确,实事求是,有针

对性。
范文:建议报告
                              关于××××××的报告
院领导:
    根据××××××××××××××××××××××××××××××现将主要情况报告如下:
一、×××××××××××××××××××××××××××××。
二、××××××××××××××××××。以上意见如无不妥,请批转各部门执行。
                                              北京积水潭医院××处
                                                ××××年×月×日

情况报告

                                  关于××××××的报告

    根据×××××××××××××××现将主要情况报告如下:
××××××××××××××××××××××××××××××

针对××××××,提出以下建议:

一、×××××××××××××××××××。

二、×××××××××××××××××××。
                                               北京积水潭医院××处
                                                  ××××年×月×日
(三)请示:请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的呈请性、期复性公文。
         一、标题:制发机关名称+事由+请示。
         二、正文:㈠请示的原因:陈述情况,阐述理由,讲情必要性和可能

性,最后用“为此,请示如下”。㈡请示的事项:写明请示要求,

如请求物资要写明品名、规格、数量,请求资金要写明金额。
         三、结尾语:多用“上述意见,是否妥当,请指示”。“特此请示,请予

批准”,“以上请求,请予审批”,“以上请示,请予批复”,“以上请示,

如无不妥,请批转各部门执行”等语。    
            注意事项:一文一事;一个主送机关;逐级请示。

范文(事务性请示)
                    关于在我院开展×××工作的请示
院领导:
    近一段时间来,我院××××××,为了××××××××,拟在我院开展×××××。具体意见如下:
一、×××××××××××××××××××××××××××××。
二、××××××××××××××××××××××。
三、××××××××××××××××××××。
以上意见已经各分会主席同意,如无不妥,请批转各部门执行。
                                              北京积水潭医院工会
                                               ××××年×月×日

字号规格

公文标题居中排一行或数行。公文标题用2号宋体。正文用3号仿宋。一般每页22行,每行28个字。用A4纸打印。结构层次序数,第一层为“一”;第二层为“㈠”;第三层为“⒈”;第四层为“⑴”。成文时间用汉字,“零”可写为“○”,右空4个字。印章上不压正文,下压日期,“骑年盖月”。

所谓 骑年就是盖章的时候,要盖在年份的上面,章子有1/3是在年份下面,就好像骑上去了一样,而同时,章子要把月份整个盖住,这就是盖月,主要是为了防止篡改公文日期。

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